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教育行业实物资产管理系统解决方案

    一、背景概述

     随着教育水平,教学质量,科技技术的不断更新拓展,国家教委政策的不断改革学校占有、使用的固定资产规模急剧膨胀,其构成日趋复杂,管理难度越来越大。尤其是随着校际间的合并与调整、学校内部推行的后勤、财务、人事、分配等各项改革的深化,对高等学校的固定资产管理工作不断提出新要求。但是,多年来固定资产管理工作一直是高校管理的一个薄弱环节,管理基础工作不够规范,资产安全控制体系尚不完善,家底不清、帐实不符、资产流失的现象在不少的学校依然存在。近几年来,为加强固定资产管理工作,国内一些地区和学校进行了有益的探索,开发管理软件,开始使用软件管理教学仪器、设备等,技术上有了一定的进步。但总的看来,这些软件实现的往往是对原来手工劳动的简单替代,完成的仅仅是单一业务和专门用途资产的管理而且没有结合条码便捷的方式管理,盘点依然繁琐,耗时耗力,清查盘查不清,日常管理不足,仍然让资产管理及领导头疼的问题,未能从根本上改变高校固定资产管理被动、滞后的局面。因此,必须从有力支撑高等教育发展改革的高度出发,结合目前流行的条码技术,自动识别技术,电子对固定资产管理工作进行系统的规划和建设,运用现代信息技术真正实现管理水平上的飞跃。

    二、管理的重要性

    固定资产是保证学校教学、科研、生产、行政管理、后勤服务等各项事业顺利进行的必要物质基础,是衡量学校办学规模和质量的重要条件。管好、用好学校的固定资产,是节约教育经费,提高科研教学工作水平的重要环节,也是推进学校建设和改革,不断提高学校办学能力的重要保证。学校固定资产的管理是一项面广、量大、繁杂的综合性大工程,要管好固定资产必须要强化管理,即在领导重视,制度保证,全体师生关心和校产管理员努力工作的基础上,统一思想,力争其制度化、规范化、系列化、经常化。

    三、解决方案

    上海畅捷实物资产管理系统(KAMS)采用B/S架构,可继承至校园平台,可以由各级管理人员在网上实施各项管理活动,传递资产管理信息,审批资产日常实物。管理的对象涵盖了学校各类固定资产,包括房屋及构筑物、教学科研仪器设备、办公设备、后勤设备、图书及文物陈列品等,并对物质属性不同的固定资产进行多样化管理。系统的功能几乎覆盖了所有的固定资产管理业务活动,包括固定资产采购申请,订单、合同、到货、验收、入库增加、条码打印、领用申请,调拨、退库、报废、处置、清查、统计、分析、帐表、上报数据、低值易耗品出入库管理等等,具有十分强大的功能。在吸收先进管理思想的基础上,结合条码技术,对资产全生命周期管理。

     数据导入,KAMS系统提供Excel格式基础数据导入,包括资产类别,部门,存放地,资产数据。

目前学校固定资产原则上分为六大类: 

1)土地、房屋、建筑物:包括运动场地、道路、供电设施、给排水管道等;

2)一般设备:交通设备、生活设备、家具等;

3)专用设备:教学仪器、医疗卫生、艺术、文体、电教设备等;

4)文物和陈列品;

5)图书类:图书室、阅览室的图书、有关软件资料及音像资料;

6)其他固定资产。

  • 提供强大的权限管理,对学校不同资产管理人员进行权限划分。限制管理范围,系统模块使用限制,分类管理控制,字段显示控制。
  • 系统采用自定义模块配置,整个系统贯穿了固定资产申购到资产报废处置,具体日常管理模块可以根据学校的要求进行配置,实现“量身打造”。
  • 自定义的条码生成规则,即一方面要符合国家教育部的要求,另一方面也要满足行政事业单位国有资产的需要,满足未来扩充的需要,可完成固定资产条形码的打印,其中分成批打印和单个打印两种功能。条码的作用主要是实现快速、准确的数据采集。与人工输入相比,速度快,正确率高,并且易于制作,成本低,极大地简化了作业,提高了工作效率。
  • 采购管理及日常管理,低值易耗品管理采用流程化,结合学校完善的管理制度,通过软件流程配合制度落实到位,责任分明。“统一领导,分级管理审批”的原则,建立校长、分管校长、部门负责人、财务人员、专用教室资产管理人员等若干层次的责任制流程制度。一级管理好一级,一级带动一级,层层审批,流程的应用优化的学校的资产管理流程,控制的盲目购置,重复购置,提高的审批时间效率,审批环节有据可查。避免的国有资产的流失混乱等。
  • 自定义的报表功能为学校领导,财务人员,资产管理人员,提供了方便快捷的统计。多种格式灵活导出。
  • 全生命周期导向图,查看每个资产的生命周期变动情况。既快捷有方便。追溯到资产采购到报废整个生命周期的情况。
  • 借助条码,采集器扫描盘点,采用无线数据传输或批量处理数据,通过KAMS就可以实现对帐,采用采集器定期进行学校国有资产的全面清查工作,做到“家底”清楚,账、物相符,统计盘点报表明细报表,盘点工作,速度快,操作简单,正确率高。


    KAMS应用解决了学校庞大而艰巨的资产管理工作。资产管理落实到位,责任分明,优化了管理制度,流程审批更加方便快捷,工作落实到人。实现了对固定资产的全面监控和有效利用、提高管理工作效率,更好地服务于教育教学等方面,发挥了十分积极的作用,并表现出强大的效能。将学校固定资产管理工作搭建在一个高水平的管理平台之上,推入了科学化、规范化的轨道。不仅彻底改变了被动局面,而且有力地促进了学校整体管理水平的提高。无论在管理思想、管理方法还是在技术手段上,都达到了国内领先水平,得到了广大用户的认可和欢迎。

 

 

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